Voordat de regeling(en) verlopen informeert Forus over de vervolgstappen.
Automatische mail verlopen tegoed
Forus stuurt een reminder per e-mail naar de deelnemers dat hun tegoed verloopt. Dit gebeurt 6 weken en 3 weken voor de vervaldatum van het tegoed.
Controleren instellingen
We vragen om de instellingen te controleren. Mochten er wijzigingen zijn, dan ontvangen wij die graag vóór de gecommuniceerde deadline.
Exporteren
Voordat de regelingen worden overgezet naar het volgende jaar, wordt er verzocht om een export te maken van de benodigde data. Aangeraden wordt om deze exports op de laatste dag te maken wanneer de regeling nog actief is. Draai een export van de volgende data:
-
Financiële statistieken
-
Aanvragers (wordt niet door iedere sponsor gebruikt)
Declaraties verwerken
Zijn er nog openstaande declaraties van inwoners die behandeld moeten worden? Dan is het belangrijk om te weten dat de declaratie eerst moet worden goedgekeurd voordat het tegoed verloopt.
Termijn voor goedkeuring van declaraties
Een inwoner kan een declaratie indienen tot het moment dat het tegoed verloopt. Na het verstrijken van de tegoedperiode heb je als sponsor nog maximaal 14 dagen de tijd om de declaratie goed te keuren. Zorg ervoor dat je declaraties binnen deze termijn beoordeelt en afhandelt.
Wat gebeurt er na 14 dagen?
Als de declaratie niet binnen deze termijn wordt goedgekeurd, kan deze helaas niet meer worden verwerkt. Hierdoor ontvangen inwoners hun geld niet. Houd hier rekening mee en behandel declaraties tijdig.