Declaraties

Deelnemers kunnen een declaratie indienen via de webshop, indien de declaratie module aan staat. Als Sponsor dien je de declaratie te accepteren of te weigeren.

Accepteren
Accepteer je een declaratie van een deelnemer, dan wordt het geld op de bankrekening gestort die de deelnemer opgeef. Vervolgens wordt het zelfde bedrag afgeschreven van het tegoed van de deelnemer.

Als een declaratie geaccepteerd is, dan wordt er een transactie aangemaakt. Deze transactie wordt verwerkt zoals alle andere transacties.

Stappen

1. Log in op de beheeromgeving
2. Klik links in het menu op Declaraties
3. Kies de desbetreffende regeling
4. Klik op het oogje bij de declaratie die niet of aan jezelf is toegewezen
5. Klik op Toewijzen aan mij indien de declaratie nog niet is toegewezen.
6. Beoordeel de declaratie en bekijk de bijlage.
7. Klik op Accepteren
8. De declaratie is geaccepteerd. De deelnemer wordt geïnformeerd.

Weigeren
Weiger je een declaratie, dan kun je een bericht sturen naar de deelnemer met de reden.

Stappen

1. Log in op de beheeromgeving

2. Klik links in het menu op Declaraties

3. Kies de desbetreffende regeling

4. Klik op het oogje bij de declaratie die niet of aan jezelf is toegewezen

5. Klik op Toewijzen aan mij indien de declaratie nog niet is toegewezen.

6. Beoordeel de declaratie en bekijk de bijlage.

7. Klik op Weigeren

8. Vul een eigen notitie in en informeer de deelnemer waarom de declaratie is geweigerd.

9. Klik op Bevestigen, om de declaratie definitief te weigeren.

10. De declaratie is geweigerd

Categorie en aanbieder toevoegen aan een declaratie

Het is mogelijk om categorieën en aanbieders te koppelen aan declaraties die worden ingediend door de deelnemers. Op de manier kun je een export draaien en heb je een duidelijk overzicht in de uitgaven, per categorie en aanbieder. De categorieën kun je zelf aanmaken in de beheeromgeving.

Stappen

1. Log in op de beheeromgeving
2. Klik links in het menu op Declaraties
3. Kies de desbetreffende regeling
4. Klik op het oogje bij de declaratie die niet of aan jezelf is toegewezen
5. Klik op Toewijzen aan mij indien de declaratie nog niet is toegewezen
6. Klik bij Extra informatie op Bewerk
7. Vul de naam van de aanbieder in
8. Selecteer de desbetreffende categorie.
   • Categorie staat ertussen, ga verder met stap 13
   • Categorie staat er niet tussen, ga verder met stap 9
9. Klik op Wijzig categorieën, je ziet een overzicht van alle aangemaakte categorieën. Indien je dit wilt wijzigen kun je kiezen voor Bewerken
10. Klik op Categorie toevoegen
11. Vul de naam van de categorie in en klik op Bevestigen en op Sluiten
12. Selecteer de net aangemaakte categorie
13. Klik op bevestigen
14. De aanbieder en categorie zijn toegevoegd.